Windykacja należności na etapie sądowym – przygotowanie pozwu krok po kroku.

Windykacja należności na etapie sądowym – przygotowanie pozwu krok po kroku.

Sądowa windykacja należności stanowi niezbędny krok w sytuacji gdy dłużnik nie chce dobrowolnie uregulować swoich zobowiązań. Wówczas jedyną drogą do odzyskania swoich należności będzie wytoczenie powództwa o zapłatę przeciwko nieuczciwemu kontrahentowi. Sądowa windykacja należności stanowi proces, który skupia się na odzyskaniu przeterminowanych wierzytelności (niezapłaconych faktur lub innych świadczeń, których dłużnik nie spełnił w terminie).

Od czego zacząć?

W poprzednim artykule pisałam o przedsądowym dochodzeniu roszczeń, w którym wskazałam dlaczego windykacja przedsądowa stanowi czynność niezbędną przed rozpoczęciem dochodzenia roszczeń na drodze sądowej (polubowne rozwiązanie sporu z dłużnikiem, możliwość uniknięcia kosztów sądowych, itd.) W sytuacji jednak gdy windykacja przedsądowa nie przynosi zamierzonego efektu, rozpoczynamy przygotowanie do złożenia pozwu o zapłatę.

W pierwszej kolejności należy przygotować wszelkie dokumenty, za pomocą których będziemy mogli wykazać przed sądem, że wobec dłużnika przysługuje nam roszczenie pieniężne. Takimi dokumentami będą na przykład umowa, z której dłużnik się nie wywiązał, niezapłacone faktury lub rachunki, korespondencja e-mailowa lub SMS-owa z dłużnikiem (dot. warunków współpracy). Warto również zastanowić się nad potencjalnymi świadkami, którzy potwierdzą przed sądem nasze stanowisko. Co prawda w sprawach gospodarczych pomiędzy przedsiębiorcami dowody ze świadków traktuje się jako dowody drugorzędne w stosunku do dowodów z dokumentów, jednakże na wypadek procesu zawsze warto powołać jednego lub dwóch świadków na wykazanie spornych okoliczności.

Warunki formalne pozwu.

Pozew musi zawierać przede wszystkim prawidłowo sprecyzowane jasne żądanie zapłaty przez dłużnika określonej sumy pieniężnej. Jednakże aby skutecznie złożyć pozew (i nie narażać się na jego zwrot lub wezwanie do uzupełnienia braków formalnych) należy zadbać o wszystkie warunki formalne jakie stawia nam kodeks postępowania cywilnego:

1.     Oznaczenie sądu właściwego do rozpoznania pozwu.

Powyższe oznacza, że sąd musi być właściwy miejscowo i rzeczowo do rozpoznania sprawy. Właściwość miejscową regulują przepisy od art. 27 do 42 k.p.c. Natomiast zgodnie z zasadą ogólną pozew składa się do sądu właściwego dla miejsca zamieszkania lub siedziby dłużnika. W sprawach pomiędzy przedsiębiorcami pozew składa się do sądu wskazanego przez strony w umowie. W razie braku takiego wskazania właściwość sądu określa się według zasad ogólnych. Właściwość rzeczową sądów rejonowych i okręgowych określają przepisy art. 16 i 17 k.p.c. Wartość przedmiotu sporu (czyli kwota której dochodzimy od dłużnika) zazwyczaj określa właściwy rzeczowo sąd. W sytuacji gdy dochodzimy roszczenia powyżej 75.000 zł właściwy będzie sąd okręgowy jako sąd I instancji, natomiast jeśli będzie to kwota poniżej 75.000 zł właściwy będzie sąd rejonowy.

2.     Oznaczenie stron i wskazanie ich adresów

Oznaczenie stron jest bardzo ważnym elementem. Dane, które należy podać to w przypadku osób fizycznych: imię i nazwisko, adres zamieszkania oraz numer PESEL. Natomiast w przypadku osób prawnych: nazwa spółki, adres siedziby i numer Krajowego Rejestru Sądowego. Ponadto, strona powodowa jest zobowiązana do obowiązkowego podania adresu poczty e-mail lub w przypadku gdy go nie posiada – wskazania tego faktu wyraźnie w pozwie. W przypadku gdy nie mamy pełnych danych Pozwanego należy podać te dane, którymi dysponujemy. Zawsze jednak należy podać dane osobowe i adres, na który sąd będzie mógł doręczyć odpis pozwu.

3.     Oznaczenie rodzaju pisma

Oznaczenie rodzaju pisma to nic innego jak wskazanie – najlepiej drukowanymi literami na środku pisma, że jest to „POZEW O ZAPŁATĘ”. Błędne wskazanie rodzaju pisma nie będzie miało negatywnych skutków, jeśli z treści pisma będzie wynikać, że jest to pozew o zapłatę.

4.     Określenie żądania pozwu oraz zgłoszenie wniosków dowodowych

Określenie żądania pozwu to wskazanie czego żądamy i o co wnosimy. Przykładowo żądamy aby dłużnik zapłacił nam 50.000 zł wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie od dnia doręczenia pozwanemu odpisu pozwu oraz wnosimy o przeprowadzenie zgłoszonych w pozwie dowodów przez sąd (przeprowadzenie dowodu z przesłuchania świadków lub dowodu z opinii biegłego). Sposób określenia żądania zawsze będzie zależał od charakteru sprawy. Ważne aby nasze żądanie i wnioski były dla sądu zrozumiałe i jednoznaczne.

PRZYKŁAD:

„Działając w imieniu własnym wnoszę o:

1.       zasądzenie od Pozwanego na rzecz Powoda kwoty 25.000,00 zł (słownie: dwadzieścia pięć tysięcy złotych) wraz z ustawowymi odsetkami za opóźnienie od dnia 10 stycznia 2023 r. [tu należy wpisać datę od której można naliczać odsetki] do dnia zapłaty,

2.       zasądzenie od Pozwanego na rzecz Powoda zwrotu kosztów postępowania sądowego, w tym kosztów zastępstwa procesowego [w przypadku gdy reprezentuje nas profesjonalny pełnomocnik] według norm prawem przepisanych wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie w spełnieniu świadczenia, za czas od dnia uprawomocnienia się orzeczenia, którym zostaną zasądzone, do dnia zapłaty.” 

5.     Oznaczenie wartości przedmiotu sporu

Wartość przedmiotu sporu odnosi się do należności pieniężnej, której dochodzimy od dłużnika. Jak zostało wskazane powyżej wartość przedmiotu sporu zazwyczaj określa właściwość rzeczową sądu. Na wartość przedmiotu sporu zazwyczaj przeważnie składa się należność główna oraz odsetki za opóźnienie, jeśli zostaną skapitalizowane (tj. gdy istniejące już odsetki zostaną doliczone do kwoty świadczenia głównego).

6.     Oznaczenie daty wymagalności roszczenia

Powstanie stanu wymagalności wiąże się z upływem terminu spełnienia świadczenia przez dłużnika. Innymi słowy roszczenie staje się wymagalne, gdy minął termin jego płatności. Sposób ustalenia terminu spełnienia świadczenia określa art. 455 kodeksu cywilnego, zgodnie z którym jeżeli termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do wykonania.

PRZYKŁAD:

Zgodnie z art. 187 § 1 pkt 1¹ k.p.c. Powód wskazuje, iż datą wymagalności roszczenia jest dzień 2 stycznia 2023 r. [jako dzień następujący po upływie 3-dniowego terminu płatności, który został wskazany w przedsądowym wezwaniu do zapłaty].  

7.     Wskazanie czy podjęto próbę polubownego rozwiązania sporu

Wierzyciel, który zdecyduje się na wytoczenie powództwa musi obowiązkowo wskazać, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a w przypadku, gdy takich prób nie podjęto, wyjaśnienie przyczyn ich niepodjęcia.

8.     Opłata od pozwu

Wytoczenie powództwa o zapłatę zawsze wiąże się z kosztami sądowymi. Uiszczenie opłaty od pozwu jest warunkiem koniecznym do zainicjowania postępowania sądowego. Wysokość opłaty zależy od charakteru danej sprawy oraz wysokości wartości przedmiotu sporu. Powyższe określa ustawa o kosztach w sprawach cywilnych. Przykładowo w sprawach o prawa majątkowe przy wartości przedmiotu sporu ponad 20.000 złotych pobiera się od pisma opłatę stosunkową wynoszącą 5% tej wartości, nie więcej jednak niż 200.000 złotych. Taką opłatę wnosimy  przelewem na rachunek bankowy sądu lub gotówką w kasie sądu. Rachunki bankowe można znaleźć na stronie internetowej właściwego sądu.

9.     Uzasadnienie pozwu

Uzasadnienie pozwu jest dedykowane przede wszystkim dla sądu, który będzie decydował o tym czy nasze powództwo zasługuje na uwzględnienie. Dlatego też należy dokładnie opisać wszystkie okoliczności sprawy oraz wymienić dowody, na poparcie naszej argumentacji. Powód ma obowiązek opisać stan faktyczny sprawy, natomiast sąd ma za zadanie dopasować do przedstawionego mu stanu faktycznego odpowiednie przepisy prawne.

10. Podpis, załączniki pozwu i odpisy dla stron przeciwnych

Pozew należy podpisać własnoręcznie. Na końcu pozwu (jak i każdego innego pisma) należy wymienić spis załączników, które dołączamy do pozwu. Załącznikami będą m.in. potwierdzenie opłaty sądowej od pozwu i dowody z dokumentów. Na końcu listy załączników należy wskazać również właściwą ilość odpisów pozwu. Zasadą jest: ilu pozwanych tyle odpisów. Każdy odpis pozwu również musi zawierać komplet załączników.

11. Dodatkowe wnioski

W pozwie możemy zawrzeć dodatkowe wnioski – w zależności od potrzeby, będą to na przykład:

- wniosek o zwolnienie od kosztów (wraz z oświadczeniem o stanie rodzinnym i majątkowym). Wówczas do czasu rozpoznania takiego wniosku jesteśmy zwolnieni z obowiązku uiszczenia opłaty od pozwu. Sąd rozpoznaje ten wniosek w pierwszej kolejności, jeśli uzna że nie ma podstaw do zwolnienia od kosztów wydaje postanowienie o oddaleniu wniosku. Na takie postanowienie przysługuje zażalenie.

- wniosek o ustanowienie pełnomocnika z urzędu (wraz z oświadczeniem o stanie rodzinnym i majątkowym),

- wniosek o zabezpieczenie roszczenia, itd.

Podsumowanie.

Poprawne przygotowanie pozwu wiąże się z koniecznością pamiętania o wielu wymogach formalnych. Natomiast wygranie sprawy niemalże zawsze zależy od prawidłowego przeprowadzenia postępowania dowodowego. Jeśli szukacie wsparcia w procesie windykacji dłużnika, zapraszam do kontaktu poprzez formularz kontaktowy. Chętnie odpowiem na wszystkie pytania oraz zaproponuję warunki współpracy z Kancelarią.